浙江省流动人员 人事档案工作服务规范

浙人社发〔2013〕3号

中共浙江省委组织部 浙江省人力资源和社会

保障厅关于印发《浙江省流动人员

人事档案工作服务规范》的通知

浙人社发〔2013〕3号


各市、县(市、区)党委组织部、人力资源和社会保障局、省直有关单位:


为完善和统一全省人才交流服务机构开展流动人员人事档案管理工作的办事

流程和服务标准,进一步健全流动人员人事档案公共管理服务体系,我们制定了

《浙江省流动人员人事档案工作服务规范》,现印发给你们,请遵照执行。

中共浙江省委组织部       浙力资源江省人和社会保障厅

2013年1月9日


浙江省流动人员人事档案工作服务规范

第一章 总则

第一条 为完善和统一我省各级人才交流服务机构流动人员人事档案工作服务规范和基础标准,进一步健全流动人员人事档案公共管理服务体系,制定本规范。

第二条 本规范制定的主要依据是《中华人民共和国档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发〔1996〕118号)、《关于转发中组部<关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知>的通知》(浙组〔2012〕29号)和《浙江省人事代理暂行办法》(浙人才〔1996〕194号)。

第三条 本规范适用范围包括全省县(市、区)级及以上人才交流服务机构。

第二章 流动人员人事档案管理工作

第四条 流动人员人事档案管理范围

(一)国有、集体企事业单位,混合所有制企业,私营企业,外商投资企业,民办科研机构、社会公益事业组织以及其他无主管部门单位的在职人员。

(二)律师、会计、审计、公证等社会中介机构,各社会团体的在职人员。

(三)自主创业和暂未落实工作单位的大中专毕业生。

(四)出国(境)留学人员。

(五)辞职或者被辞退的机关工作人员。

(六)与用人单位终止或者解除劳动关系的人员。

(七)各级人才交流机构认可的其他人员。

第五条 流动人员人事档案接收

(一)开具《调档函》

委托存档人员可到其户籍所在地或单位所在地的人力社保部门所属的人才交流服务机构,以个人或单位名义申请开具《调档函》,并提供如下相关材料:

1.个人委托存档:身份证原件,辞职、辞退或解除(终止)劳动合同(聘用合同)证明原件或复印件。

2.单位委托存档:单位介绍信、劳动合同(聘用合同)或录用证明。

(二)接收、审核档案材料

1.送达方式:专人送达、机要送达;严禁本人自带档案。

2.接收、审核:收档人员须确认档案袋及档案封条完好无损,封条上加盖原存档单位公章。对档案进行认真细致的拆封核对,确保档案材料真实可靠、完整齐全(参照《干部人事档案材料收集归档规定》)。若发现档案缺少必备材料,应由经办人在《补充档案材料通知单》上签字(一式2份,一份用于存档),验收无误后填写《人事档案材料转递回执》并加盖公章,寄回原存档单位。对不符合要求的档案,予以退回。

(三)录入信息系统

工作人员应及时将档案信息登记、输入统一的信息管理系统,建立电子信息档案。

第六条 流动人员人事档案材料收集

(一)收集内容。流动人员人事档案材料收集的内容,以中组部《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)的收集内容为准。

(二)收集要求。定期收集新形成的材料,及时充实档案内容。对长期未补充材料的档案,建立登记制度,主动与存档人员或其所在单位联系,督促其补充材料。

(三)材料要求:

1.归档材料应为办理完毕的正式材料。材料内容应完整齐全、规范真实、文字清楚、对象明确,并有承办单位或个人署名及形成材料的日期。归档材料规定由单位审查盖章的,应有单位盖章。

2.归档材料应采用国际标准A4纸型(297×210mm)。材料左边应留有25mm的装订边。

3.归档材料的文字应是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

4.归档材料应为原件。特殊情况存入复印件的,应由原件保管单位注明并加盖公章。一般不得用复印件代替原件存档。

(四)归档要求。材料形成后,及时送交档案管理部门归档。转递过程中应严密包封并加盖密封章。

第七条 流动人员人事档案材料整理

(一)整理要求。对档案材料认真鉴别,做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐,使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。

(二)材料分类:

第一类:履历材料;

第二类:自传材料;

第三类:鉴定、考察、考核材料;

第四类:学历、学位、评(聘)专业技术职称(职务)、个人科研学术水平、培训等材料,分四小类排列;

第五类:政审材料;

第六类:加入党、团组织和民主党派材料;

第七类:表彰奖励材料;

第八类:处分材料;

第九类:工资、福利待遇、录(聘)用、调动、任免、转业、退(离)休、辞职辞退、劳动合同(聘用合同)、解除(终止)劳动合同(聘用合同)证明、出国(境)、各种会议代表材料, 分四小类排列;

第十类:其他可供参考有保存价值的材料。

(三)材料编目。根据材料形成的时间或材料内容的主次关系进行排序。按照材料类别排列顺序及档案材料目录格式,编写详细的档案材料目录。

(四)复制与加工。材料载体变质、字迹退色不清或破损时,应采用修复、打印、抄写、复印、裱糊等方法进行抢救。复制材料应核对无误,并注明复制单位和日期。

(五)材料装订。装订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除,再理齐全卷材料,在材料左侧竖直打上装订孔,装订成卷。

第八条 流动人员人事档案材料利用

(一)出具各类证明。存档人员持单位介绍信、有效身份证件,到人才交流服务机构出具以档案材料为事实依据的相关证明。

1.公证证明。出具学历、履历、无刑事犯罪记录、出生、亲属关系、考试成绩等公证证明。

2.工龄证明。按国家有关规定,出具相关工龄证明。

3.考研介绍信。

4.近期表现证明。

5.流动人员人事档案代管证明。

6.无固定工作证明。

7.其他各类与档案相关的证明。

(二)办理《商调函》和《商调人员登记表》。

1.出具《商调函》。存档人员持单位同意调出证明、有效身份证件,人才交流服务机构签署同意调出意见并盖章。

2.出具《商调人员登记表》。存档人员持工作单位签署同意调出意见的《商调人员登记表》及单位介绍信、有效身份证件,人才交流服务机构签署同意调出意见并盖章。

第九条 流动人员人事档案和档案材料转递

办理调档手续时,本人或存档单位须提供以下相关材料:

(一)本人身份证,人事代理单位同意调出的介绍信,辞职、解除(终止)劳动合同(聘用合同)证明。

(二)跨地区调转的由调入市、县(市、区)及以上人才交流服务机构出具调档函;考取公务员、事业单位或被国有企业单位录(聘)用的,由录取机关、事业单位、国有企业单位开具调档函;考取研究生调档的,由录取学校出具调档函或凭研究生录取通知书转档;应征入伍的,提交入伍通知书或武装部门出具的调档函;非国有单位应由委托管理其人事档案的人才交流服务机构出具调档函。

转出档案时, 存档单位应做到:

(一)转出的档案应完整齐全,全部材料一次性转出。

(二)开具调档函的单位应是人力社保部门所属的人才交流服务机构、党政机关或县及以上有党委设置的国有企(事)业单位。其它非国有控股企业开具的调档函不予调转。

(三)档案转出前,需按国家规定的收费标准结清存档及相关费用,并把党组织关系和户籍迁出。原则上户籍与档案应同时转出。

(四)办理档案转递时,应出具《人事档案转递通知单》、《人事关系转移介绍信》,随同档案一并转出。

(五)流动人员人事档案调转应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。

(六)档案转出后,应及时整理《人事档案材料转递回执》和机要单,更新信息管理系统,并定期核查。

 


第三章 毕业生档案管理和就业服务工作

第十条 毕业生档案须有下列材料:

1.高中学籍档案(高、中等学校招生报名登记表、志愿表等);

2.学生登记表;

3.学年鉴定材料;

4.入党、入团材料;

5.奖惩材料;

6.实习、社会实践材料;

7.学生体检表;

8.毕业生成绩单;

9.毕业论文评审情况表;

10.授予学位审批表;

11.毕业生登记表; 

12.普通高、中等学校毕业生就业通知书。

其中第1、2、3、8、11、12项材料为普通高、中等学校毕业生档案必须具备的材料。

第十一条 毕业生报到

(一)已就业的毕业生:与用人单位签订就业协议书,经人才交流服务机构鉴定,待档案到达后,持报到证、用人单位劳动合同(聘用合同)到毕业生就业主管部门办理报到手续。

(二)尚未就业的毕业生:待档案到达后,持报到证到原籍地人才交流服务机构办理报到手续。

第十二条 毕业生就业调整

(一)原已就业的毕业生:与用人单位解除就业协议需办理改派的,两年内可持《毕业生就业调整表》一式3份,先后由原用人单位及其人事主管部门和现用人单位及其人事主管部门确认盖章,再持报到证、《毕业生就业调整表》到毕业生就业指导工作部门开具新的报到证。

(二)当年未就业的毕业生:人事档案调回生源地且现已在生源地外找到接收单位的,可持《毕业生就业调整表》一式3份,先后由生源地人才交流服务机构和现接收单位及其人事主管部门确认盖章,再持报到证、《毕业生就业调整表》到毕业生就业指导工作部门开具新的报到证。

第四章 流动人员人事档案保管

第十三条 流动人员人事档案安全保密

(一)建立坚固的专用档案库房,配备铁质档案柜。

(二)档案库房、查阅室和档案人员办公室应三室分开,不得在库房内阅档或办公。

(三)应配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等设备。

(四)经常检查红外线防盗报警装置、空调、除湿机、自动灭火器、温湿度计、防腐剂等设施和安全措施,达到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀等“六防”要求。

(五)档案库房实行专人负责。专职档案管理员应经常检查档案的保管和保护情况。

(六)库房内严禁吸烟。库房和档案柜应保持清洁,不准堆放杂物。

(七)严格遵守党和国家的保密制度,不准向无关人员谈论档案内容,不准用电话索问或提供代理人员的全面情况和涉及政治历史或其它重要问题的档案材料。

(八)不准携带人事档案材料进入公共场所,个人不得私自保存他人档案。对利用档案材料营私舞弊的,视情节轻重,予以严肃处理,直至追究法律责任。

第十四条 流动人员人事档案库房管理人员职责

(一)严格遵守档案的安全保密要求,禁止除库房管理人员以外的其他无关人员进入档案库房;工作人员离开工作岗位时,一律不得将档案留置在桌面上,应将档案交由库房管理员保管。

(二)档案进出库房应予以登记,由库房管理员亲自提取和存放档案,并须每日核对。

(三)负责做好每半年一次档案库房的档案核对工作。

(四)负责档案库房整洁工作,认真做好 “六防”工作及每日温湿度登记,下班前必须巡视库房,检查电源是否切断,门窗是否关好,并及时报告异常情况。

(五)因库房管理人员渎职发生问题,造成严重后果的,应严肃处理。

(六)人员配备参考《关于转发中共中央组织部<关于印发<干部人事档案工作目标管理检查验收细则>的通知>的通知》(浙组〔1998〕16号)执行。

第十五条 流动人员人事档案材料鉴别归档

(一)材料接收人员应初步对送交材料予以鉴别,对归入档案的材料应审核其是否完整、内容是否真实、手续是否齐全。根据材料的内容和用途判定其保存价值,确定是否属于档案内容。对通过初检接收的材料应做好登记工作。

(二)档案保管员应根据人事档案管理有关文件规定,对收集的档案材料再进行认真仔细的鉴别审核。

(三)对不属于归档的材料应及时转往有关部门,应退还本人的及时退还本人。

(四)对手续不完备或不规范的材料,应及时退回材料形成部门补办手续,原则上要求15个工作日内寄回。

(五)经鉴别确需销毁的材料,进行详细登记并报档案管理负责人批准后,按规定流程销毁。

(六) 鉴别登记后的流动人员人事档案材料应及时装入档案袋内,每两年装订入卷归档一次。

第十六条 流动人员人事档案查(借)阅

(一)查(借)阅范围

1.公安、检察、法院、纪律检查、监察、国家安全等国家机关因侦查、审理等需要查(借)阅有关人员的档案。

2.用人单位因工作需要查(借)阅本单位员工的档案。

3.国家机关、事业单位招考录用审查需查(借)阅的档案。

(二)查(借)阅要求

1.查(借)阅单位应派专人两名以上(中共党员)持单位介绍信及身份证件查阅。任何人不得查阅本人及其亲属的人事档案。

2.查阅档案应在阅档室或指定的地方查阅。

3.查(借)阅者不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,对档案内容应严格保密,保障个人隐私不受侵犯。不准从中抽走档案材料,不准交无关人员和存档人员本人翻阅,不得泄露或擅自向外公布档案内容,违反者应视情节轻重,予以批评教育直至追究法律责任。

4.查(借)阅档案时应爱护档案,注意保持档案整洁,保证绝对安全。严禁在阅档时饮食、吸烟,损坏档案。

5.需要摘录档案内容的,应征得档案管理部门同意。对摘录部分,由档案管理人员与原件核对无误后,写明出处及日期,并加盖公章。

6.不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的,应说明理由,经档案管理部门审核同意后,方可复制。复制的材料由档案管理部门注明出处和日期,并加盖公章。

(三)查(借)阅程序

1.查(借)阅者应持单位介绍信和有效身份证件。

2.档案管理人员应严格审核查(借)阅人提供的有效证件,按规定提供相应的档案材料,并做好查(借)阅备案。

3.查(借)阅结束后,档案管理人员应及时将被查(借)阅档案入库。

4.人事档案原则上不外借,若遇办理预备党员转正需借阅党员材料的,须提供由党组织盖章的《借用党员材料介绍信》,借用时间一般不超过一个月,用后应及时归还。

第十七条 流动人员人事档案检查核对

(一)档案工作人员在流动人员人事档案的接收、转出、借阅及日常工作中,应认真检查经常核对,发现差错,及时登记处理。

(二)每月月底前要检查核对一次借出档案材料归还情况,逾期不还者,应及时催要。

(三)对寄出的档案,逾期一个月未收到回执的,应写信或打电话催问,以防丢失。

(四)每半年应全面检查核对一次存档人员人事档案管理情况,做到档案名册与档案实物一致、档案实物与电子信息档案内容一致。

(五)每月按调档函检查核对档案转移情况,对未转入档案的需及时催要,对应转出的档案应及时转出。

(六)档案转出前应认真核对,确保人档一致,防止错寄、漏寄。

第五章 档案管理窗口服务人员工作规范

第十八条 服务语言

(一)接待服务对象时,应使用“您好”、“请”、“对不起”、“谢谢”、“再见”十字文明用语。

(二)办理相关手续时,应对服务对象使用“请稍候,我马上给您办”、“对不起,您还缺少××材料”、“对不起,根据××规定,您的××不能办理,请原谅”、“我这里办好后,下一个是××窗口”、“这些办好后,接下去要办××”、“您慢走,再见”等文明用语。

(三)禁止使用伤害感情、激化矛盾、损害形象的语言。

第十九条 服务态度

(一)主动用打招呼等方式接待服务对象,保持微笑服务。

(二)接听电话时,应首先说“您好”;接待时做到“三声”,即:来有迎声、问有答声、走有送声。

(三)服务对象来咨询问题时,应主动热情、耐心周到、百问不厌、百查不烦、解释全面,不得冷落、刁难、训斥和歧视。

(四)服务对象提出意见、建议和批评时,应耐心听取,不予争辩,做到有则改之、无则加勉。

(五)服务对象出现误解、出言不逊时,应做好政策的宣传和解释工作,禁止与其争吵,不得与其争辩,及时向窗口负责人报告,予以解决,重大问题及时报告分管领导。

第二十条 服务仪表

(一)仪表举止应文明、自然。着装应端庄、大方,不得留怪发、着异装,站、坐的姿势应端正。 

(二)不在窗口工作区内接待与工作无关人员。 

(三)服务台面、办公桌面、地面、办公设备等保持清洁,办公用品、文件资料摆放整齐。

第二十一条 服务质量

(一)必须一次性告知服务对象其申办事项所需的全部资料,并主动介绍下一步应如何办理。

(二)书写的联系函、批件等,应表述完整、字迹清楚、准确无误。 

(三)尽可能缩短办理时限,提前办结事项,提高办事效率,方便代理单位和代理人员。

(四)尽最大努力帮助代理人员解决实际问题,能办的一定办,不能办应说明理由,并做好政策的解释工作。